1. Chi siamo e a cosa si applicano questi termini

Questi termini regolano l'uso dei software e dei servizi forniti da Gama Informatica di Gaetano Di Matteo, con sede in Corso Italia, 3 - Parco Primavera Edificio 10, 80049 Somma Vesuviana (NA), partita IVA 06544171215 ("Gama Informatica"), all'attività che li acquista ("il Cliente").

Riguardano in particolare:

i gestionali mySaloon, Cameo, myRetail e mySchool;
i servizi online collegati: sincronizzazione dei dati, app per clienti, collaboratori e agenti, invio di messaggi WhatsApp tramite la piattaforma ufficiale di Meta, assistente AI per le prenotazioni, fatturazione elettronica e copie di sicurezza;
il CRM per la gestione di contatti, campagne, recensioni e social (crm.gamainformatica.it);
l'installazione, la formazione e l'assistenza.

I servizi sono rivolti a imprese e professionisti. Quanto concordato per iscritto nell'offerta o nel contratto (prezzi, moduli inclusi, durata) prevale su questi termini in caso di differenze.

2. Licenza d'uso

Con l'attivazione il Cliente ottiene una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile, per il numero di postazioni e di sedi indicato nell'offerta. Il software, il codice, i marchi e la documentazione restano di proprietà di Gama Informatica.

Non è consentito copiare, modificare, decompilare, cedere o sublicenziare il software, né aggirarne i sistemi di attivazione, salvo quanto la legge permette espressamente.

3. Attivazione, corrispettivi e rinnovi

Prezzi, modalità di pagamento e durata sono quelli dell'offerta accettata dal Cliente. I canoni dei servizi online si rinnovano alla scadenza indicata, salvo disdetta comunicata per iscritto con il preavviso previsto nell'offerta.

In caso di mancato pagamento, trascorsi 15 giorni da un sollecito scritto, Gama Informatica può sospendere i servizi online fino alla regolarizzazione. I dati del Cliente non vengono cancellati durante la sospensione.

4. Impegni del Cliente

Il Cliente si impegna a:

custodire con cura credenziali, password e dispositivi da cui accede;
usare computer, sistema operativo e connessione adeguati e aggiornati, e tenere una copia di sicurezza dei propri archivi locali;
inserire dati corretti e usarli nel rispetto della legge, in particolare della normativa sulla privacy verso i propri clienti, pazienti o allievi (informativa, consensi, conservazione);
non usare i servizi per inviare comunicazioni indesiderate, spam o contenuti illeciti.

5. Servizi online e disponibilità

I gestionali funzionano sul computer del Cliente anche senza connessione; i servizi online (sincronizzazione, app, assistente AI, invii automatici) richiedono internet e girano su server e VPS in Italia.

Gama Informatica si impegna a mantenerli attivi con continuità, ma non può garantire l'assenza totale di interruzioni dovute a manutenzione, aggiornamenti, guasti di fornitori o della rete. Le manutenzioni programmate vengono svolte, quando possibile, fuori dagli orari di lavoro.

6. Messaggi WhatsApp

Promemoria, conferme, risposte dell'assistente AI e gli altri messaggi automatici vengono inviati tramite la piattaforma ufficiale WhatsApp Business di Meta (WhatsApp Business Platform), collegata allo stesso numero WhatsApp che il Cliente già usa.

WhatsApp è un servizio di Meta Platforms, che fornisce la piattaforma ma non è parte di questo rapporto. Il Cliente prende atto che:

l'uso del numero sulla piattaforma è soggetto ai termini e alle regole di Meta per i messaggi aziendali (WhatsApp Business Terms of Service e Business Messaging Policy), che il Cliente si impegna a rispettare;
Meta richiede la verifica dell'attività e del numero e l'approvazione preventiva dei modelli dei messaggi inviati di iniziativa, come promemoria e conferme;
per scrivere per primo a un contatto serve il suo consenso a ricevere messaggi su WhatsApp (opt-in): il Cliente è responsabile di raccoglierlo e di poterlo dimostrare, oltre che dei contenuti inviati;
Meta assegna al numero limiti di invio e una valutazione di qualità in base alle reazioni dei destinatari, e può limitarlo o sospenderlo in caso di segnalazioni o violazioni delle sue regole;
l'uso del numero sulla piattaforma può comportare alcune limitazioni decise da Meta nelle funzioni dell'app WhatsApp.

I costi che Meta applica ai messaggi sono a carico di Gama Informatica e compresi nel servizio, senza limiti di quantità per l'uso ordinario dell'attività: conferme, promemoria, comunicazioni ai clienti e risposte dell'assistente. Invii promozionali massivi verso elenchi di contatti possono essere oggetto di un accordo a parte.

Gama Informatica configura il collegamento, gestisce i modelli dei messaggi insieme al Cliente e segue le regole della piattaforma, ma non risponde di limitazioni, sospensioni o modifiche del servizio decise da Meta.

7. Assistente AI per le prenotazioni

L'assistente AI è sviluppato da Gama Informatica e integrato nei gestionali: risponde ai messaggi WhatsApp dei clienti del Cliente, propone gli orari liberi e gestisce prenotazioni, spostamenti e modifiche secondo le istruzioni impostate dal Cliente.

Per comprendere e scrivere i messaggi l'assistente si avvale di modelli linguistici forniti da aziende specializzate (per esempio Anthropic, OpenAI o Google), che ricevono il testo delle conversazioni solo per generare le risposte e sono vincolate da accordi sulla protezione dei dati.

Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere errori. Il Cliente si impegna a verificare periodicamente le prenotazioni e le conversazioni dal pannello, a tenere aggiornate le istruzioni e a informare i propri clienti che a rispondere è un assistente automatico.

Le conversazioni sono conservate per mostrarle al Cliente, risolvere eventuali contestazioni e migliorare la qualità del servizio. Il Cliente può chiederne in ogni momento la cancellazione; alla fine del rapporto vengono cancellate o rese anonime entro 90 giorni.

8. CRM e piattaforme di terzi

Il CRM permette al Cliente di collegare i propri account Google (Google Business Profile) e Meta (pagine Facebook, Instagram, Lead Ads e WhatsApp Business) per ricevere lead, recensioni e messaggi e per rispondere dal CRM. Il Cliente prende atto che:

collega account di cui ha titolo e ne rispetta i termini e le regole d'uso stabiliti da Google e da Meta;
è responsabile dei contenuti pubblicati e inviati, comprese le risposte alle recensioni, anche quando partono da bozze preparate dall'intelligenza artificiale e da lui approvate;
è responsabile di raccogliere e poter dimostrare i consensi necessari per inviare comunicazioni di marketing via email, SMS o WhatsApp;
può scollegare gli account in qualsiasi momento; i dati importati vengono trattati come descritto nella Privacy policy.

Gama Informatica non risponde di limitazioni, sospensioni o modifiche delle API e dei servizi decise da Google o da Meta.

9. Fatturazione elettronica

Il software prepara le fatture elettroniche e le trasmette al Sistema di Interscambio, anche tramite un intermediario accreditato. Restano a carico del Cliente la correttezza dei dati fiscali inseriti, il controllo degli esiti di consegna segnalati dal programma e la conservazione a norma, salvo che quest'ultima sia espressamente inclusa nell'offerta.

10. Assistenza e aggiornamenti

L'assistenza è prestata al telefono (328 178 2621), via email e con collegamento remoto tramite il programma Livelet. Il collegamento remoto avviene solo su richiesta del Cliente, che lo autorizza ogni volta e può interromperlo in qualsiasi momento.

Gli aggiornamenti correttivi e normativi sono compresi finché il servizio di assistenza è attivo, secondo quanto previsto dall'offerta.

11. Dati del Cliente e protezione dei dati

I dati inseriti nei gestionali appartengono al Cliente, che ne è titolare del trattamento. Per i dati che tratta nell'ambito dei servizi online e dell'assistenza, Gama Informatica agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR e si impegna a:

trattarli solo per erogare i servizi e secondo le istruzioni del Cliente;
vincolare alla riservatezza le persone autorizzate ad accedervi;
adottare misure di sicurezza adeguate e copie di sicurezza periodiche;
avvalersi solo di sub-responsabili affidabili (per esempio Aruba per server e VPS, Meta Platforms per i messaggi WhatsApp, i lead e i messaggi social, Google per Google Business Profile, Brevo per email e SMS, i fornitori dei modelli linguistici per l'assistente AI e il CRM, l'intermediario per la fatturazione elettronica), informando il Cliente delle modifiche;
aiutare il Cliente a rispondere alle richieste degli interessati;
comunicare senza ritardo eventuali violazioni dei dati;
alla fine del rapporto, restituire o cancellare i dati presenti sui propri server, salvo obblighi di legge.

Il trattamento dei dati personali del Cliente in quanto nostro cliente è descritto nella Privacy policy.

12. Limitazione di responsabilità

Fatti salvi i casi di dolo o colpa grave e quanto la legge non consente di limitare, Gama Informatica non risponde di danni indiretti, mancati guadagni o perdita di dati dovuta alla mancanza di copie di sicurezza del Cliente, e la sua responsabilità complessiva non supera l'importo pagato dal Cliente per il servizio interessato nei 12 mesi precedenti l'evento.

13. Durata e cessazione

Il rapporto dura per il periodo indicato nell'offerta. Ciascuna parte può recedere secondo i preavvisi lì previsti, o risolvere il contratto in caso di grave inadempimento dell'altra. Alla cessazione il Cliente può chiedere entro 30 giorni l'esportazione dei propri dati presenti sui nostri server; trascorso questo termine vengono cancellati.

14. Modifiche ai termini

Possiamo aggiornare questi termini per adeguarli a nuovi servizi o norme, comunicando le modifiche rilevanti con almeno 30 giorni di anticipo. Se il Cliente non le accetta può recedere prima della loro entrata in vigore.

15. Legge applicabile e foro competente

Questi termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Nola.

Per domande sui termini scrivi a info@gamainformatica.it.